Segurança da Informação em tempos de Imposto de Renda
A segurança da informação é um tema que tem se tornado cada vez mais importante, especialmente para profissionais que lidam com dados sensíveis, como é o caso dos contadores. Ainda mais em tempos de Imposto de Renda, onde esse volume de dados tem um aumento considerável.
Vamos então abordar esse tema em parceria com a Ravel Tecnologia, empresa especializada em trazer Produtividade e Segurança para as empresas, trazendo informações e sugestões para que aumente a proteção dos dados dos clientes e proteja a própria reputação.
O envio dos documentos
O envio de documentos entre a cliente e o contador é uma parte crítica do processo de preparação do imposto de renda. Importante tomar medidas para evitar um possível roubo de dados.
Isso pode ocorrer de diversas formas, desde a interceptação de emails ou mensagens de texto até o acesso indevido a sistemas de computadores ou dispositivos móveis que contêm informações confidenciais.
Hackers e cibercriminosos estão constantemente procurando por brechas de segurança para invadir sistemas e roubar informações.
Para garantir a segurança desses documentos e evitar possíveis riscos de segurança, é importante tomar alguns cuidados.
Abaixo, listamos algumas das principais medidas de segurança que podem ser adotadas:
Se você recebe os documentos por algum sistema de compartilhamento de arquivos, valide se conexão é segura, utilizando de criptografia e com possibilidade de definir restrição de acesso somente a quem precisa.
Caso receba e armazene por email os documentos, valide a segurança do seu ambiente de email. Recomendado que o ambiente tenha proteção contra phishing, vírus e malwares.
Evite também que estes documentos sejam compartilhados em grupos de mensagens, limitando assim o acesso aos mesmos.
Ao enviar os dados, valide a identidade do destinatário. Certifique-se que está enviando para ao destinatário legítimo.
Disponibilizamos também um Guia de CiberSegurança. É uma parceria entre a Ravel Tecnologia e a Fiscontech. Baixe gratuitamente aqui:
O armazenamento dos arquivos
O armazenamento de documentos fiscais, como o imposto de renda, é uma tarefa crítica e confidencial que deve ser feita com cuidado. Os contadores têm a responsabilidade de manter a privacidade e a integridade dos documentos fiscais de seus clientes. O acesso indevido a esses documentos pode resultar em roubo de identidade, fraude entre outros problemas.
Algumas ações são recomendadas para a diminuição deste risco:
Tenha controle de acesso nas pastas onde os documentos são armazenados. Valide se realmente apenas quem precisa da informação, tem acesso às mesmas.
Esses controles podem ser ativados você tendo um servidor tradicional dentro da sua estrutura ou um ambiente em nuvem de seus arquivos.
Ative criptografia nos equipamentos que trabalham com estas informações. Desta forma, em caso de perda ou roubo, ninguém conseguirá ter acesso.
Cuidados especial com o Certificado Digital
O certificado digital é uma ferramenta importante para a autenticação e proteção de informações na era digital. No entanto, quando os contadores lidam com os certificados digitais de seus clientes, eles precisam estar cientes dos riscos envolvidos e tomar medidas para minimizar esses riscos.
Um dos principais riscos é o roubo de identidade. Se um cibercriminoso tiver acesso ao certificado digital de um cliente, ele pode usar essa identidade para acessar contas bancárias, arquivos fiscais e outras informações confidenciais.
É importante que os contadores tenham procedimentos rigorosos de verificação de identidade ao lidar com certificados digitais, a fim de evitar a falsificação ou roubo de identidade.
Para minimizar esses riscos, é importante que os contadores sigam algumas boas práticas ao lidar com certificados digitais de seus clientes. Destacamos:
As informações relacionadas ao certificado digital devem ser armazenadas de forma segura, utilizando métodos de criptografia e controle de acesso, como mencionado da parte de armazenamento de arquivos.
Trabalhe com equipamentos que estejam com os softwares atualizados. Muitas vezes um cibercriminoso vai utilizar uma vulnerabilidade de um programa específico apenas para ter acesso a todo sistema.
No mesmo sentido, tenha uma camada de proteção atualizada no equipamento. Um antivírus corporativo é recomendado.
Existem serviços que monitoram e automatizam tarefas de atualizações, sem depender de ações do usuário e de forma centralizada. Nesta página da Ravel Tecnologia você pode agendar uma reunião para ter mais informações.
Boas práticas
Existem inúmeras práticas recomendadas para ampliar a segurança, de acordo com o estágio de maturidade de cada ambiente.
De qualquer forma, ressaltamos alguns pontos relativos à orientação de cada usuário envolvido com o processo, pois a falha humana é uma grande ameaça.
Muitas vezes, as violações de segurança ocorrem por meio de erros cometidos por pessoas, como a escolha de senhas fracas, o compartilhamento de informações confidenciais ou o acesso não autorizado a sistemas ou documentos fiscais.
O melhor caminho é a conscientização e a oferta de tecnologia capaz de ajudar cada um de nós.
Também é importante ressaltar que este tema está totalmente ligado com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Estas orientações e informações servirão para o amadurecimento da estrutura necessária para se adequar a essa importante regulamentação.
Por fim, é importante ressaltar que a segurança da informação é um processo contínuo e que deve ser revisado e atualizado regularmente. Os contadores precisam estar sempre atentos às novas ameaças e vulnerabilidades de segurança, bem como às novas tecnologias e ferramentas disponíveis para proteger seus dados e seus clientes.
Através desta parceria oferecemos materiais complementares para você evoluir em Produtividade e Segurança. Abaixo os links:
