🗂️ Novo Prazo de Armazenamento dos Arquivos XML: Entenda as Mudanças do Ajuste SINIEF nº 2/2025

No dia 11 de abril de 2025, o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que altera significativamente o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). A nova regra entra em vigor em 1º de maio de 2025 e estabelece que os documentos devem ser armazenados por, no mínimo, 132 meses (11 anos), substituindo o prazo anterior de 5 anos .

📄 Documentos Abrangidos

A obrigatoriedade de retenção por 11 anos aplica-se aos seguintes documentos fiscais eletrônicos:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS)

• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

• Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)

• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)

• Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)

• Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e)

• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

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Essa padronização visa unificar o tempo de armazenamento desses documentos em todo o território nacional.

💾 Formas de Armazenamento

Embora o prazo de 11 anos seja unificado nacionalmente, cada estado e o Distrito Federal poderão regulamentar os meios tecnológicos utilizados para a guarda dos arquivos, como armazenamento em nuvem, servidores físicos, HDs externos, sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), entre outros. É fundamental que os arquivos estejam acessíveis e íntegros durante todo o período de armazenamento, incluindo os dados relacionados a eventos fiscais como cancelamentos, inutilizações e outras ocorrências.

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⚖️ Considerações Jurídicas

É importante destacar que, apesar da exigência de manter os XMLs por 11 anos, o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário, conforme previsto no artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional (CTN), continua vigente. Isso significa que, salvo nos casos de dolo, fraude ou simulação, o Fisco tem até 5 anos para constituir o crédito tributário, independentemente da obrigação acessória estabelecida pelo Ajuste SINIEF.

🚨 Penalidades

O descumprimento das novas regras pode acarretar multas e sanções fiscais, especialmente se, em uma eventual fiscalização, os documentos exigidos não forem apresentados. Portanto, é essencial que as empresas adotem medidas eficazes para garantir a conformidade com as novas exigências .

🛠️ Dicas para Armazenamento Adequado dos Arquivos XML

Para atender às exigências do novo ajuste, os contadores e contribuintes devem:

1. Organizar digitalmente os documentos fiscais:

   • Separar os arquivos por tipo de documento e período de emissão (mês ou ano).

   • Utilizar uma nomenclatura padronizada para os arquivos XML.

   • Estruturar pastas com base no CNPJ e na série/número da nota fiscal.

     
     

2. Realizar backups periódicos e automáticos:

   • Configurar backups automáticos em nuvem e localmente (discos rígidos externos ou servidores).

   • Estabelecer uma rotina de verificação de integridade dos arquivos, para garantir que não estejam corrompidos ou ilegíveis.

     
     

3. Utilizar soluções específicas para gestão de documentos fiscais:

   • Adotar softwares especializados em armazenamento, gestão e consulta de documentos fiscais eletrônicos (DF-e), que atendam às exigências legais e facilitem o dia a dia da contabilidade.

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4. Atentar-se à legislação estadual:

   • Embora o prazo seja unificado nacionalmente, cada estado poderá definir o formato de armazenamento. Portanto, é essencial acompanhar as atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.

     
     

5. Assumir a responsabilidade pela guarda dos documentos:

   • Lembrar que a responsabilidade pela guarda dos documentos é do emitente e do destinatário, conforme a legislação fiscal vigente. Isso significa que mesmo quando o fornecedor disponibiliza o XML, o recebedor deve salvá-lo e armazená-lo de forma adequada.

     
     

📌 Conclusão

A ampliação do prazo de guarda dos arquivos XML para 11 anos representa um avanço na padronização e segurança jurídica dos processos fiscais eletrônicos. Os contadores e empresas devem se adaptar às novas exigências, implementando sistemas eficazes de armazenamento e gestão documental, garantindo a integridade e acessibilidade dos documentos durante todo o período estabelecido.